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初めてでもできる!
コロナ禍にはじめたい『ウェビナー』の開催方法

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新型肺炎の流行に伴い、企業は長期的対策の必要に迫られています。
マーケティング活動も従来の「オフラインセミナー」から「オンラインセミナー」へ移行している企業も多いのではないでしょうか。
今回は初めてでも実践できるウェビナーのやり方について紹介していきます。

※ウェビナーとは:ウェブセミナーの略称。オンラインセミナーとも呼ばれる。

記者:今回はSALES ROBOTICSマーケティングチームでリーダーを務められている井上さんに初めて行うウェビナーのやり方についてお聞きしていきます。
御社では、「チャンネルゴリラ」というYouTubeチャンネルで内山社長が定期的にウェビナーを開催されていますが、やはり最初は運営に苦労されたのでしょうか。

井上:そうですね、初めての試みだったので、想定外のトラブルもあり、大変でした。
今回はこれからウェビナーを開催したいとお考えの方向けに、我々が蓄積した開催方法に関するノウハウを、ステップ毎にみなさまにお伝えしていきたいと思います。

記者:よろしくお願いします。

1.企画編:ウェビナーは形式選びが大切

井上:ウェビナー開催は、まず企画を考えることから始まります。
オフラインのセミナーと同じように目的やテーマ、ターゲット、形式を決定し、集客を開始していきます。その中でもオフラインのセミナーよりも慎重に選択したいのが、開催形式です。形式は大きく分けて2つあります。

1-1.プレゼンテーション型

1つ目はプレゼンテーション型です。
事前に決定したテーマに対して、1名の登壇者がプレゼンテーション資料をつくり、説明する方式です。発信するテーマが明確な場合はプレゼンテーション形式がおすすめです。

プレゼンテーション型で注意しなければいけないポイントは、ウェビナーの場合、登壇者が不安になりやすいという点です。ウェビナーは視聴者一人一人の反応を確認することができません。
そのため、登壇者は「一方的に喋っているのでは?」、「視聴者はちゃんと聞いてくれているかな?」と不安になってしまいます。このような不安を解消するためにサポートスタッフの方は収録会場でしっかり相槌をうってあげましょう。そうすると、登壇者も安心するでしょう。

1-2.ディスカッション型

2つ目は複数名で行うディスカッション型です。
あらかじめ決められたテーマに対して、複数の登壇者がそれぞれの意見を述べていきます。
他の登壇者が相槌や反応を示してくれるため、登壇者は不安を感じにくいです。
一方で、時間配分には注意しなければなりません。話が盛り上がってくると、時間内に全てのテーマに対してディスカッションが終わらないことも懸念されます。
そのため、しっかり時間をコントロールするモデレーターの力が求められます。
また、サポートスタッフはカンペを使って、残り時間などをお知らせしましょう。

記者:なるほど、形式は企画内容に応じて使い分けていくのがよいと思いますが、それぞれの形式のリスクにはしっかり対処する必要がありそうです。

2.機材の準備

記者:企画における注意点についてはわかりましたが、必要な機材はどんなものがありますか?カメラやマイクなど高価なものが必要な場合、開催するハードルが高くなりそうです。

2-1.カメラやマイクはPCのスペックに応じて購入

井上:カメラやマイクはPCに内蔵されているものでも十分なこともあります。事前に接続テストを行い、画質が粗くないか、ノイズが多くないか確認し、問題がある場合は、外付けのものを購入しましょう。

特にカメラは画質や機能によって、値段が大きく変わってきます。
お客様の多くはノートPCやデスクトップで視聴するため、高画質なカメラを購入しても、画質の違いがあまりわからないこともあります。最近は、5千円〜1万円程度のカメラでも十分な画質のものもあるので、家電量販店やメーカーの方の意見を聞き、コストを抑えて購入しましょう。

2-2.登壇者の顔を綺麗に映すPC台・照明を準備

井上:PC台や照明を準備することも大切です。
ノートPCに内蔵されているカメラを利用する場合、通常のデスクに置いた状態ではアングルが下からとなり、視聴者に対して上から目線の印象を与えてしまったり、二重顎に映ってしまいます。これを回避するために、撮影時にはPC台を用意しておき、高さを調整しましょう。

また、撮影環境によっては逆光で登壇者の顔が見えにくかったり、部屋の明るさが足りず、暗く映ってしまうことがあります。撮影場所のカーテンを閉めたり、照明を購入して、対策を行いましょう。

3.ウェビナーツール、PCの設定

記者:機材はコストを抑えて数万円程度で揃えることができそうです。
ウェビナーを行う上で事前に行っておくツールやPCの設定などありましたら、教えてください。

井上:ウェビナーツールは予期せぬ事態を防ぐため、それぞれの機能を確認し、接続テストを行っておくことが大切です。
各社で利用されているツールや運営方式によって、確認する機能は異なりますが、当社では主に下記機能の操作方法・動作確認を行っております。
※弊社はZoomを使ってウェビナーを開催しています。

① 画面共有機能(登壇者全員が共有できるかなど)
② 視聴画面から見た登壇者の映り方
③ 録画機能
④ 質問機能の使用や操作性

4.開催中は登壇者のサポートに徹する

記者:お話を伺っていく中で、ウェビナーは事前準備がとても大切だと感じました。ところで当日開催中にスタッフが行うことについて教えてください。

井上:ウェビナーの配信を行うスタッフはセッションごとに各登壇者へ画面を切り替えたり、トラブルに対処するのがメインの仕事です。ウェビナーはインターネット環境やPCの状態に大きく依存するため、トラブルも発生しやすい傾向にあります。そのため、常にセミナーを見守ります。

また冒頭でも述べましたが、ウェビナーは登壇者の方も不慣れな方が多く、不安に感じることも多いと思います。
登壇者の発言に深く頷いたり、ジェスチャーや紙に文字を書いた “カンペ”を出して応援したりして、登壇者が安心できるようにサポートをすることも大切です。

5.ウェビナーはフォローが肝

井上:ウェビナーは準備も大切ですが、後工程も大切です。
せっかく獲得したリードを放置してしまうと、見込みがあるリードも案件化しません。

必ずインサイドセールスなどでフォローを行いましょう。
実はウェビナーはオフラインのセミナーと異なり、参加するハードルが低いので、リードの獲得量が多く、興味度合いの低いリードも混じっている傾向にあります。
そのため、ウェビナー終了後の顧客フォローは時間と工数がかかります。事前にフォローする段取りとリソースを確保しておきましょう。

リソースの確保が難しい場合は、インサイドセールス支援サービス『SALES BASE』をご検討ください。弊社のインサイドセールス専門スタッフが、貴社の獲得リードをフォローし、BANT情報やアポイントを獲得します。

また、採用する人材・フォローするリード量によって異なりますが、採用費・人件費・教育工数と比較して、コストを安く抑えられる傾向があります。ウェビナーの開催が不定期な場合も人材を採用することなく、安心してご利用いただけます。

6.まとめ

記者:ありがとうございます。
ウェビナーを開催することはハードルが高く感じるかもしれませんが、実は簡単に格安にリードを獲得することができる手法なんですね。
ぜひ、本記事を参考にウェビナーにトライしてみてください。

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