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失敗例から学ぶウェビナーを行うポイント失敗例から学ぶ!
ウェビナーを円滑に行うポイント

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記者:今回もSALES ROBOTICS株式会社 マーケティングチーム リーダーの井上さんにお話を伺いたいと思います。

前回はウェビナーの開催方法についてお話を伺いましたが、より良いウェビナーを開催するために、ウェビナーで起こりうる失敗例などありましたら、教えていただけますか?

井上:わかりました。本日はウェビナーで起こりうる失敗例とその対策についてお話ししていきます。ぜひ、みなさまのウェビナー開催の参考にしていただければと思います。

初めてでもできる!コロナ禍にはじめたい『ウェビナー』の開催方法

1.運営の段取りに起因する失敗例

井上:1つ目は運営の段取りの失敗です。

まず、ウェビナーはオンラインで開催するため、視聴用のWEBページを発行し、申込者へ共有しなくてはいけません。
オフラインのセミナーと同じように、開催直前まで当日の案内が送られてこないと、申込者は不安になってしまいます。遅くとも前日の午前中までには、視聴用WEBページを発行し、URLをお送りするように心がけましょう。

記者:確かに、いくら外出しないからといって、ギリギリに送られてくると不安になりますね。

井上:そうですね。それ以外にも、利用するウェビナーツールによっては視聴者側がツールをダウンロードする必要があります。各社のセキュリティ方針によっては、ツールがダウンロードできなかったり、準備に時間がかかることがあります。ですから、申込ページや登録確認メールなど、早めに利用するツールについて告知をしておくことをお勧めします。

このようにウェビナーはまだ慣れていない方が多くいらっしゃいますし、PCやインターネット環境の問題から、オフラインよりもトラブルが発生しやすい傾向にもあります。そのため、配信担当者とは別に、当日開催時刻に接続関連の問い合わせに対応するスタッフをアサインし、電話やメールの応対をお願いしておいた方がいいですね。

最後に、これは結構対応が難しいところですが、視聴者は特定のツールを使えば、ウェビナーを簡単に録画できてしまいます。登壇中にもし、誤解を招くような発言をしてしまうと、録画した動画を拡散されてしまうリスクがあるため、オフラインのイベントよりも慎重に発言していただくよう、広報担当者、マーケ担当者と確認しておいていただくと安心です。

もし仮に不用意な発言や誤解を招くような発言をしてしまったら、すぐに謝罪・訂正するようにします。テレビ番組などでも見かけるように、「先ほどのは冗談ですが」とか、万が一冗談で済まされないような深刻な場合には、「先ほどの〇〇は不適切でした、お詫びします。」などと明確にお詫びしたほうがいいでしょう。
登壇者本人は気が付きにくいこともあるので、サポートスタッフの方がしっかりとウォッチして、カンペなどで知らせましょう。

記者:なるほど、ウェビナーならではの課題もいろいろあるんですね。オフラインのセミナーより配慮する必要がありそうです。さらに、撮影機材なんかもトラブルが多そうですね?

2.撮影環境に起因する失敗例

井上:はい、もちろん撮影環境による失敗事例もあります。
ウェビナーは機材や通信環境があれば、ご自宅や会社のデスクなど、どこからでも登壇できます。特別高価な機材でなくても、PCに備えつけのものや、1万円未満で購入可能な外付け機材でも可能です。
ですが、撮影風景や周囲の音には配慮しなければいけません。こちらも事前に対策を行なっていれば、高い確率でリスクを回避することができます。

まず、ご自宅で登壇する場合は子供やペットのなき声、生活音などをマイクが拾ってしまう恐れがあります。会社のデスクで登壇する場合は他の社員の会話をマイクが拾ってしまうこともあります。
そのため、撮影には会議室や書斎など出来るだけ静かな場所を確保しましょう

記者:確かに。一人住まいだとしても、緊急車両などが近づいてくるなども考えられますね。

井上:また、背後に洗濯物や趣味のポスターなど生活感が出ている場所が映ってしまったり、オフィス内で登壇者以外の方が映り込んでしまったりすると、視聴者からあまり良い印象をもたれないこともあります。そのため、背後はすっきりとした壁や専門書の並んだ本棚があるとか、ウェビナーツールによっては壁紙設定が可能なので無地の壁や会社ロゴがはいった画像を背景画像に用意して、登壇するといいと思います。

最後に、多くの方が、ノートPCに内蔵されているカメラで登壇することを検討されると思いますが、この場合、通常アングルは下からとなります。
下からの撮影ですと、上から目線の印象を与えてしまったり、二重顎に見えてしまったりする恐れがあります。対策として、PCを台の上に置き、カメラと目線が同じくらいの高さになるように設置しましょう。
また、女性だけでなく男性も、気を付けたいのは照明です。撮影環境によっては、明るさが足りなかったり、逆光になってしまうこともあります。そのような場合には、登壇者に照明を当てたり、カーテンを閉めるなどの対策を行いましょう。

記者:なるほど、登壇者の映り方が悪いと、会社や製品のイメージも悪くなってしまいますもんね。しっかり対策を行う必要がありそうです。
ウェビナーはどこでも登壇できるので、手軽に感じがちですが、油断せずに登壇することが大切ですね。

3.機材に起因する失敗

井上:3つ目は機材に関することですが、こちらは主に設定の確認や接続確認を行うことで、リスクを軽減することができます。

そもそも、ウェビナーはPCの状態やスペック、インターネット環境の影響を受けるため、事前にPCやインターネット環境に問題がないか確認する必要があります。
万が一に備えて、可能であればPCの代替機を用意したり、インターネットが安定する有線LANに切り替えて配信することもおすすめです。

これに加えて、初めて使う機材やツールでは、カメラが映らない、マイクが聞こえないといったトラブルが発生しがちです。事前に当日使用する機材やツールで接続テストを行いましょう。

特にPCに内蔵されているカメラやマイクは、スペック不足のこともあります。
画質は粗すぎないか、マイクにノイズは多くないかなどの確認を行いましょう。
問題がある場合は代替品として、外付けのカメラやマイクを利用することもできます。
使用する場合は忘れずに事前に設定を行いましょう。

また、視聴環境に起因するトラブルもあるため、ウェビナーの待機時間に機器(スピーカーなど)の設定方法を案内したスライドを表示しておくとよいでしょう。

井上:ウェビナーではプロジェクターの代わりに、画面共有機能を活用して、資料を視聴者にお見せすることができますが、これもツールによって機能や操作性が異なります。事前に設定や操作方法を確認しておきましょう。また、画面共有した際に意図せぬものが映り込んでしまわないように、デスクトップやダウンロードフォルダの不要なファイルは移動しておいたほうがいいですね。

あと、見落としがちなポイントとしてセミナー開催中にチャットツールやメールツールなどから、通知がきてしまうことがあります。通知音が鳴り響いたり、社外秘の情報が記載された通知文が表示されてしまうことも想定されるため、開催中は周辺の機器を全ておやすみモードに設定しておきましょう。これは、ウェビナーに限ったことではありませんが、私の知人は500人規模のカンファレンス登壇中に知人女性から届いたメッセンジャーがPPTの画面に表示されてしまい、会場内がざわついたとのことです。

記者:それは最悪な失敗例ですね!

4.まとめ

記者:ウェビナーにはオフラインセミナーでは無かった失敗のリスクがありそうです。
しかし、多くの場合、事前に準備・対策を行うことで回避・リスクを軽減することができます。
ぜひ、本記事を参考にウェビナーにトライしてみてください。

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